Organizacja spotkań biznesowych

21-08-22 | Artykuł dodany przez Agata Sala

Wszyscy nienawidzą spotkań. Są one stratą czasu, zabójcą produktywności i źródłem stresu dla każdego uczestnika - ale z różnych powodów. Menedżerowie walczą, aby zrównoważyć konkurencyjne potrzeby swoich członków zespołu, często w wyniku sprzecznych harmonogramów i sprzecznych oczekiwań. Na szczęście istnieje odpowiedź na zarządzanie spotkaniami, dzięki czemu są one znacznie mniej stresujące i znacznie bardziej produktywne. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak efektywnie zorganizować spotkanie, jakie działania powinieneś uwzględnić w agendzie spotkania oraz jakie wskazówki należy zastosować, aby wszystko szło do przodu bez wpadania w znane pułapki.

Jakie są najważniejsze elementy spotkania biznesowego?

W zależności od rodzaju spotkania, które organizujesz, elementy te mogą być nieco inne. Ale ogólna zasada jest taka, że powinieneś dążyć do tego, aby spotkanie było krótkie i zrealizować jak najwięcej zadań, które zostały wcześniej zaplanowane.

Cele spotkania: Jaki jest cel spotkania? Co chcesz osiągnąć? Czego chcesz się nauczyć i czym podzielić z członkami zespołu? Bez jasnego zrozumienia, po co się spotykasz, prawdopodobnie będziesz czuł się zestresowany. A spotkanie nie będzie udane.
Uczestnicy spotkania: Upewnij się, że zapraszasz na spotkanie odpowiednie osoby. W zależności od tematu spotkania możesz chcieć zaprosić specjalistów lub osoby, które mogą wnieść różne spostrzeżenia i pomysły.
Agenda spotkania: W większości przypadków będziesz postępował zgodnie z przygotowaną agendą. Użyj agendy, aby zaznaczyć tematy, które chcesz omówić, działania, które chcesz podjąć i wnioski, do których chcesz dojść na koniec spotkania.
Przełomowe rezultaty: Spotkanie powinno również przynieść przełomowe rezultaty. Jakie rezultaty chcesz, aby spotkanie przyniosło Twojej organizacji?

Jak przygotować się do spotkania biznesowego?

Poznaj swoich gości: Zanim zwołasz spotkanie, postaraj się jak najlepiej poznać swoich gości. Jeśli spotykasz się z klientami, dowiedz się o ich biznesie, celach i punktach bólowych. Jeśli spotykasz się z członkami swojego zespołu lub współpracownikami, postaraj się dowiedzieć, nad czym pracują, jakie mają wyzwania i zadania do wykonania. To pomoże Ci ująć spotkanie i tematy dyskusji w ramy, które będą korzystne dla wszystkich stron.

Miej cel: Zanim zwołasz spotkanie, miej w głowie jasny cel. W przeciwnym razie będzie to tylko strata czasu wszystkich uczestników. Pomoże Ci to również pozostać skupionym na omawianym temacie, a także zapewni Twoim gościom poczucie celu i kierunku, w przeciwieństwie do spotkania bez celu, na którym nic nie zostanie osiągnięte.

Znajdź najlepszy czas: Kiedy jest najlepszy czas na spotkanie ze swoimi gośćmi? Będzie to zależało od charakteru Twojej działalności, rodzaju biznesu i rodzaju Twoich celów. Jeśli twoje spotkanie jest ważne, staraj się unikać najbardziej ruchliwych godzin dnia, ponieważ nie chcesz, aby ludzie byli rozproszeni przez inne zadania, ani nie chcesz przerywać komuś, kto jest w połowie zadania.